Een kantoorruimte huren: dat is voor de meesten geen dagelijkse kost. Er komt veel bij kijken en vaak wordt de hulp van een personal assistant gezocht om met de juiste partijen in contact te komen. In sommige gevallen wordt er zelfs gevraagd om een voorselectie van geschikte kantoren. Waar begin je dan? En hoe ben je degene die je assisteert het beste van dienst? Gelukkig bestaan er bedrijven die (gratis) helpen bij het maken van de juiste keuze. Benieuwd hoe dit in zijn werk gaat? Lees dan gauw verder!
Online kantoren zoeken
Wanneer je op zoek bent naar een kantoorruimte is de kans groot dat je online begint. Je zoekt bijvoorbeeld op kantoorruimte Rotterdam. Dan vind je een aantal verschillende aanbieders van kantoren in Rotterdam. Dit zijn kantoorplatformen. Hier is het mogelijk online het aanbod te bekijken en in sommige gevallen te vergelijken. Het gebruik van een dergelijk online kantoorplatform is gratis en vrijblijvend. Dit terwijl sommige van deze bedrijven ook nog persoonlijk advies geven.
Er zijn ook nog twee andere manieren om een kantoor te vinden. Via een aanhuurmakelaar of verhuurmakelaar. Een aanhuurmakelaar brengt kosten in rekening voor zijn advies en hulp bij onderhandelingen. Een verhuurmakelaar is gratis voor huurders, maar staat aan de kant van de verhuurder.
Criteria opstellen voor het kantoor
De zoektocht begint bij het in kaart brengen van de wensen en eisen. Hierbij zijn de belangrijkste factoren:
- Aantal vierkante meter
- Type kantoorruimte
- Bereikbaarheid en parkeren
- Services
- Locatie
Denk ook goed na of de look en feel van een kantoor past bij het bedrijf. Ben je op zoek naar in inspirerend kantoor? Of, zoek je juist een duurzaam energiezuinig kantoor? Kantoren worden steeds duurzamer, de overheid speelt hier ook een belangrijke rol in. Vanaf 2023 mogen kantoren moeten kantoren namelijk een energielabel C of beter hebben.
Het vinden van een geschikte kantoorruimte
Je kunt na het opstellen van de criteria kiezen om een specialist in te schakelen of zelf te zoeken in het beschikbare aanbod. De criteria voor de kantoorruimte kunnen online gebruikt worden om het totale aanbod terug te brengen naar een selectie geschikte kantoren. Gebruik daarvoor de filterfunctie en navigeer vervolgens de juiste locatie. Nu is de lijst met aanbod nog kleiner en begint het bekijken van de kantoren en uitpluizen van de mogelijkheden.
Wanneer het droomkantoor gevonden is of er een selectie van een aantal geschikte kantoren is het tijd om contact op te nemen en bezichtigingen in te plannen. In dit contact wordt nog gecheckt of jouw selectie criteria matcht met het aanbod. De bezichtigingen kunnen in de meeste gevallen zo georganiseerd worden dat ze binnen één dagdeel plaatsvinden. Een efficiënte ronde om een goed overzicht te krijgen van de beschikbare opties.
Onderhandelen
Bezichtiging geslaagd? Gefeliciteerd! Dan kan je overgaan tot de onderhandeling over het huurcontract. Hierin wordt de looptijd besproken, de hoogte van de huur (welke afhangt van het aantal vierkante meter en de duur van de overeenkomst) en de kosten van eventuele services. De prijs kan per stad en buurt sterk verschillen. Voor een kantoor in Amsterdam betaal je de hoofdprijs terwijl een kantoorruimte in Rotterdam veel goedkoper is. Een kantoorruimte in kleinere steden zal nog voordeliger zijn.