Duitsland is een van de belangrijkste zakenpartners van Nederland. Dan is de kans dus ook groot dat je als persoonlijk assistent een keer zal moeten mailen met Duitsland. Vaak denken we dat Duitsers niet zoveel verschillen van Nederlanders, maar ook onze oosterburen hebben toch echt hun eigen gebruiken en manier van doen. Waar moet je rekening mee houden in de communicatie? Hoe zorg je ervoor dat het allemaal soepeltjes verloopt?
Duitsers houden van directe communicatie
Duitsers houden van eenvoud. Ze communiceren op een zeer directe manier. Het is daarom ook best gemakkelijk om al je zakelijke doelen en wensen meteen al in de eerste mail kenbaar te maken. Probeer steeds oog te houden voor de vriendelijkheid. Men kan in een mailtje immers niet je houding, intonatie of gezichtsuitdrukking zien of horen.
Begin een zin niet met ‘ik’. Dat vinden Duitsers al snel onprofessioneel en onbeleefd. Je schrijft dus niet: ‘Ik mail u omdat’, maar ‘De aanleiding voor deze mail is’. Maak meteen al duidelijk waarom je mailt en wat je precies verlangt.
Professionele houding
Een professionele houding is erg belangrijk voor Duitsers. Wees daarom erg gefocust op het zakelijke onderwerp. Serieusheid is geboden; humor kun je beter bewaren voor later. Zorg ervoor dat je elkaar eerst wat beter kent. Betrouwbaarheid en expertise zijn in de eerste mailwisselingen het allerbelangrijkst.
Bij deze houding hoort ook hoffelijkheid. Lees goed wat een ander schrijft, en ga daar in een volgende mail dieper op in. Geef blijk van diplomatie en probeer alle gedachten op een lijn te krijgen. Ook als je het fundamenteel met elkaar oneens bent. De nuchtere kijk van de Nederlander kan soms beter even opzij geschoven worden. Uiteindelijk gaat alles om het eindresultaat. Dat je daarvoor soms je eigen belangen even moet laten gaan, is onvermijdelijk.
Houd het gestructureerd
Wil je een constructieve mailwisseling, dan is het belangrijk dat je gestructureerd te werk gaat. Stuur eventueel alvast een overzicht van wat er nog moet gebeuren en wat je wilt bespreken in je mail. Zo bereid je de lezer alvast voor. In vergaderingen zijn Duitsers gewend de agenda exact te volgen, met een vaste timing voor elk gesprekspunt. Houd dat ook aan voor mails. Niet meerdere onderwerpen door elkaar, maar punt voor punt behandelen.
Het is ook belangrijk dat je de structuur van de voornaamwoorden onder de knie hebt. Leer bijvoorbeeld het verschil tussen ‘Sie’, ‘Ihnen’ en ‘Ihr’. Wordt het allemaal toch wat te lastig? Dan is het een goed idee een professionele vertaler Duits in te huren. Deze kan je helpen om een goede zakelijke mail in het Duits op te stellen.
In Duitsland is men gewend aan het buitenland
Duitsland is een echt handelsland. Daardoor zijn de meeste Duitse werkenden wel gewend aan internationale contacten. Toch is het belangrijk dat je deze tips en regels in acht neemt. Soms zijn er zelfs culturele verschillen per deelstaat. Ook hier geldt weer: doe onderzoek naar met wie je mailt en wat de normen en waarden zoal zijn.
Het wordt gewaardeerd als je goed Duits spreekt, maar ook in het Engels kun je je vaak prima redden. Voor beide talen geldt dat het belangrijk is om hoffelijk, punctueel en exact te zijn.